Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 2: Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

 
•Mục đích, ý nghĩa 
•Khái niệm, phân loại 
•Các phƣơng pháp tổ chức 
2.1 Những vẫn đề 
chung về cuộc 
họp, hội nghị, hội 
thảo 
•Chuẩn bị 
•Tiến hành cuộc họp 
•Sau khi kết thúc cuộc họp 
2.2 Tổ chức cuộc 
họp, hội nghị, hội 
thảo 
CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC 
HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Họp: là sự tập hợp ở một nơi để làm hoặc tìm cách giải 
quyết công việc chung 
Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều ngƣời để bàn về một 
vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất 
định và thƣờng đƣa ra các quyết nghị hay quyết định 
Hội thảo: là một dạng họp để thảo luận những vấn đề có 
tính chất khoa học 
Khái niệm 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
D TM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
D TM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Phƣơng pháp tổ chức cuộc họp, 
hội nghị, hội thảo 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Chuẩn bị cuộc 
họp 
Tiến hành 
cuộc họp 
Sau khi kết 
thúc cuộc họp 
2.2 Tổ chức cuộc họp, hội nghị, 
hội thảo 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, 
hội thảo 
Họp để phát triển 
Họp để trao đổi 
thông tin 
Mở rộng dân chủ 
Bàn bạc, giải quyết vấn đề 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp 
Phối hợp tổ chức cuộc họp 
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp 
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp 
Xây dựng chƣơng trình cuộc họp 
Xác định thành phần tham dự cuộc họp 
Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc 
họp, hội nghị, hội thảo 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Lập danh sách thành phần tham gia cuộc họp 
 Trình chủ toạ văn phòng xem xét và ký duyệt 
 Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu 
Xác định thành phần tham dự 
cuộc họp 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Bố trí bàn ghế trong cuộc họp 
 Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định 
 Trang thiết bị 
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị 
cho cuộc họp 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và những thành viên 
tham gia cuộc họp 
 Phải sắp xếp đầy đủ trƣớc khi cuộc họp bắt đầu 
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp 
Phối hợp tổ chức cuộc họp 
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp 
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp 
Xây dựng chƣơng trình cuộc họp 
Xác định thành phần tham dự cuộc họp 
Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc 
họp, hội nghị, hội thảo 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Kiểm tra công tác chuẩn bị 
 Đón tiếp đại biểu 
 Điều hành chƣơng trình cuộc họp 
 Ghi biên bản cuộc họp 
2.2.2 Tiến hành cuộc họp 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_ MU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
 Thu thập tài liệu có liên quan 
 Thu dọn văn phòng phẩm, hoàn trả trang thiết bị 
 Thu thập hoá đơn, chứng từ 
 Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu 
của nhà quản trị 
2.2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
 
Kết thúc chƣơng 2 
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU
DHTM
_TMU